[文書處理]使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

[changyang319]

原文出處：電癮院 - 使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

Microsoft Word

　　Microsoft Word一個看起來很簡單實際上並不簡單的軟體，版本從Office 97、2000、XP(2002)、2003，一直到現在的2007版，功能一直的在加強，愈來愈好用。

　　大部份的人用Word都能很容易進入狀況，簡單的把文字輸入到螢幕中，打出自己想要的文件，這也是Word的優點「簡單易用」。所以大概很少人會去看有關Word的書籍吧! 想說這東西這麼簡單怎麼還需要看書呢？

　　也因為這個原因，大多數人打出來的Word文件都沒有照著正確格式來走，也許列印出來和你打出來的是一樣的，可是背後的格式設定、多餘的空白鍵...亂七八糟的，所以你只有辦法打一、兩頁的文件，當你想打長一點的文件時，苦的是要幫你收拾爛攤子的人。
　　在開始之前，我先說明一下，什麼樣的文件適合在Word打，真的要搞清楚。所有的表格、文件...都適合在Word打，而需要自動計算、分析的文件就需要到Excel去打。

　　我以前認識一個人，他不管什麼文件都喜歡打在「Excel試算表」裡。有一次，我看見他把很長的公司規章也打在Excel時，我以人道精神進行道德勸說，像這樣的東西應該要打在Word比較好，他不信，他說：「我比較會用Excel，所以打在Excel比較好改」，規章這種東西是會改的，尤其是公司還在討論每一條的細項時，所以當每次開會持續的在修改這份公司規章時，他每次都要花很長的時間在調整格式、插入列、調整頁數數字...，最後我當然是不管他，他喜歡把自己搞的很忙，怪誰？我看他倒是很自得其樂，以為這樣就是「很會Excel」。

　　簡單易用的Word骨子裡有些簡單的規則需要我們來遵守，遵守這些規則能幫助我們日後能很快的修改原有的文件，底下我先列出幾個許多人常犯的錯誤，供各位參考。


一、Enter與Shift+Enter

　　在Word中，最最最基礎、同時也是重要的就是Enter與Shift+Enter，儘管如此的重要與基礎，可是卻很容易被人忽略，甚至還有很多人還不曉得有這個Shift+Enter，而拼命的使用Enter來換「行」。


　　如上圖所示，這三行文字裡有兩個段落，第一、二行為第一個段落，第三行為第二個段落。所以當你在同一個段落時想要換行時，就應該要打「Shift+Enter」。

　　沒有按照這個規則的話，當你調整「段落間距」時就會大亂，使用「自動編號」時也會亂七八糟，所以遵守正確的格式來打文件，可以讓你使用更多、更快速的功能來幫你管理文件。


二、沒有使用縮排

　　第一行的段落用二個空白鍵來縮排文字是一個很不好的習慣，當你想每一行都自動的幫你空兩個字時，你最好乖乖的使用「縮排」的功能。





　　你可以透過兩個方式來使用「縮排」的功能，
　　　一、使用工具列上的「格式(O)\段落(P)」，在「縮排與行距(I)」頁籤裡就可以做「縮排」的設定。
　　　二、直接用滑鼠拖曳尺規上的「首行縮排」、「首行凸排」、「左邊縮排」及「右邊縮排」。


三、沒有用換行符號

　　很多人為了要換頁會打一連串的Enter鍵，直到下一個段落的位置到達下一頁的位置，如下圖：


　　使用這種方式的缺點就是只要換到下一頁的段落之前新增了一行，之前打的一堆Enter就會被推到下一頁去，所以每次你新增了文字，你就要一直的刪除這些多出來的Enter符號。

　　所以這種情況應該是要插入一個「分頁符號」才是最正確的，插入「分頁符號」的方法，從工具列上的「插入(O) \ 分隔設定(B)」，然後「分隔設定類型」選擇「分頁符號(P)」。


(你可以使用「標準模式」來看到「分頁符號」的標誌)

四、沒有使用定位點

　　當遇到同一行文字裡的部份文字需要有不同的位置時，就要使用定位點，而不要用空白鍵來定位。

　　如下圖範例，我使用了兩個定位點來定位「聲聲慢」及「李清照」，那為什麼要用定位點呢？因為使用「定位點」來調位置絕對比用「空白鍵」好調而且又快。




五、編號自己打

　　在出考卷時沒使用自動編號的話是惡夢一場，打好後若是要調整題目的前後順序，包準調死你。我猜想沒有使用的人應該是使用了之後題號會亂標吧! 至於題號會亂標的問題，就是我在第一點所說到的Enter與Shift+Enter的問題。



六、段落之間用Enter來充當空白

　　最後再補充一個常見的錯誤，這個錯誤發生在段落與段落之間空隔的作法，有些人當想要在段落之間加大距離時，會選擇最直接的作法，「Enter」鍵，如下圖：



　　比較一下上圖(錯誤)和下圖(正確)，你會發現到上圖(錯誤)是用「Enter」來做空隔，因為有「Enter」的段落符號，而下圖(正確)卻沒有「Enter」的段落符號，這決對不是我用影像處理軟體把它去掉了。



　　正確的用法應該要使用「段落」裡「段落間距」區域的「與後段距離」或「與前段距離」來設定，如下圖，我設定了「與後段距離」3列。



Word六式

　　在我寫部落格的教學文章中，我覺得讓我得到最大的迴響的是這篇文章，我分別Po在幾個較大的論譠之中，都有得到很多網友的鼓勵，所以我又再新增了一個常見的錯誤，希望大家都能學到使用Word最正確的方式。
　　卡提諾王國：五個使用Word最常犯的錯誤
　　數位男女：五個使用Word最常犯的錯誤(圖文範例教學)
　　ShareGet：[教學]五個使用Word最常犯的錯誤
　　兔兔電腦論壇：[原創]一般使用Microsoft Word最常犯的錯誤
　　iTRY 3C論壇：[文書處理]使用Microsoft Word最常犯的五個錯誤

　　被轉貼，有註明出處：心地論壇

更多精彩的教學文章都在>>電癮院<<

[rexmu]

[halden2714]

這篇超讚…小弟也是靠 word 換錢吃飯…太受用了 <O>

[indeepnight]

我也來回應一下，（以前也是靠word在賺錢養活自己的文字工）

您說的這六大常犯的錯誤真的是現在最多人發生的問題，只是...在編輯這一類的人來說，常常要反其道而行（因為版面需求），其實．．．

要改這一類格式的地方有一個大的集中地「樣式庫」（這應該是屬於進階版），路徑在：格式-->樣式與格式（word2k3)，裡面基本上是用來調整word裡所有你能手動做的格式的地方。

這部份的內容，真的是隨狀況而定，如果你有"需求"要用word排版時，就會有用它的需求，像changyang319所說的很多段落格式、縮排設定、定位點、項目符號...等，上面其實都有，除了手動斷行（大家都是enter的愛用者...= =+）

如果有需求，大家再來一起討論吧！（感覺我好像四處流竄...>_<|||）

[changyang319]

像是「樣式與格式」、「大綱模式」確實都是比較進階的課題，但在Word中若是要打長篇的文章時，最好要對這些東西有充份的了解，以後要是有寫這方面的教學時，還要請indeepnight多多指導了。

歡迎indeepnight四處流竄...

[emababy2008]

都怪我不用功
現在才看到這篇...

我現在知道怎樣讓會議記錄的每一行
都會乖乖齊頭排好

昨天把這篇印下來交給助理
希望過完這個中秋假
我們的會議記錄可以變得比較有紀律

大大的用心
全體2位員工+小工讀生+我 叩謝